Як провести аудит відділу продажів франшиз самостійно

Звичайна ситуація, коли керівник відділу франчайзингу або підрозділу відповідального за продаж франшиз щодня перебуває в «операційній рутині». Він аналізує звіти, доносить плани, ходить на наради, відповідає на питання співробітників, гасить пожежі і т.п. Одним словом рутина. На жаль, дуже мало часу і, що дуже важливо сил, залишається на дослідження і поступове поліпшення роботи напряму продажів франшиз. Але щоб швидко зростати, бізнесу важливо періодично аналізувати свою діяльність спрямовану на залучення нових партнерів, не кажучи вже про інших підрозділах компанії.

У цьому допоможе аудит відділу продажів франшиз. Кожен перший зустрічний «коуч» пропонує вам загальний аудит відділу продажів (мова навіть не про франчайзинг). Але що, якщо ми вам скажемо, що ви і самі зможете провести такий аудит.

Аудит відділу продажів дозволить:

• Переглянути портрет потенційного франчайзі (в нашому блозі багато статей на дану тему).
• Сформувати/переглянути воронку продажів – чітку послідовність етапів, за якими буде рухатися угода від отримання заяви до успішного її завершення.
• Розробити алгоритм переходу ліда/угоди між етапами воронки. Саме тут криється резерв підвищення продуктивності вашого відділу продажів, які обов’язкові поля повинна містити картка клієнта, які дані повинні бути зафіксовані на конкретному етапі, принципи просування ліда. Де буде працювати штучний інтелект, а де буде працювати людина.
• Зрозуміти, як угоди розподіляються і передаються між менеджерами – тут ми не тільки фіксуємо канали отримання лідів, а й перевіряємо доцільність того чи іншого принципу розподілу лідів, або проектуємо новий. Наприклад, при впровадженні телефонії менеджери більше не будуть монопольно володіти тим чи іншим телефоном, номер якого розміщений на лендінгу франшизи. Вони отримають лідів виключно по черзі або в порядку, заданому керівником.
• Знайти вузькі місця бізнес-процесів, налагодити і автоматизувати комунікацію всередині компанії. Зазвичай для пошуку вузьких місць вистачає опитувальних бесід, але іноді в разі запиту на різке масштабування на виручку приходять інструменти математичного моделювання. Для опису комунікацій часто потрібно використовувати схеми командних і комунікаційних ліній.

З функціональної точки зору перед аудитом ставляться такі завдання:

• Виявлення успішних дій і типових помилок, «нечесних» переваг, за рахунок яких відділ франчайзингу виконує показники продажів франшиз.
• Адаптація CRM або використання такої, на основі зібраної інформації. Інструменти, в першу чергу, повинні бути окупними і зручно лягати на наявні матеріально-технічні та людські ресурси.
• Пошук і пропозиція додаткових технологічних рішень для поліпшення процесу продажів франшиз.
• Оптимізація бізнес-процесів. Підготовка до проведення мозкового штурму серед співробітників, що беруть участь в процесі продажу франшиз, для виявлення кращих шляхів для вирішення повторюваних питань.

В ході аудиту продажів франшизи є три основні блоки, які ви повинні закрити – це відповіді на питання, розробка структури, а також створення карти проекту.

Що шукати при аудиті:

• Звідки приходять клієнти – всі актуальні і перспективні канали залучення.
• Як менеджери зв’язуються з лідами – через якийсь проміжок часу менеджер повинен зв’язатися з лідом, яким чином, яка мета першого контакту, як це відстежується зараз.
• Як розподіляються і обробляються заявки – розподіл відбувається стихійним способом, існує черга, менеджери закріплені за каналом, існує розподіл на підставі лімітів і конверсій, за якими правилами менеджера позбавляють заявки.
• Хто контролює роботу менеджерів – важливий облік всіх аспектів роботи від керівника відділу франчайзингу до генерального директора або самого власника.
• Які етапи проходить угода – крім фіксації ситуації «як є», враховуються типові сценарії роботи з різними сегментами потенційних франчайзі.
• Яка інформація і в який момент потрібна менеджеру, щоб закрити угоду? Які внутрішні документи або регламенти необхідно використовувати, які з них необхідно зашити в CRM систему? Які документи потрібні від потенційного франчайзі? Модулі документообігу дозволяють не тільки знайти дані ліда за ІПН, а й підготувати форми необхідні для прискорення угоди (анкети, договори і т.п.).
• Як відбувається комунікація між співробітниками – які канали використовуються і як може спотворюватися або втрачатися інформація.
• Яку інформацію і коли потрібно відправити ліду – фіксуємо обов’язковий документообіг і елементи, що підігрівають угоду – презентація, концепція, фінансова модель і т.д.
• Які сервіси використовуються співробітниками для роботи – від месенджерів до спеціалізованих програм.
• Яку інформацію повинен отримувати керівник – звіти, які вже використовуються в роботі керівника відділу франчайзингу або директора з франчайзингу.
• Які умови успішної операції – що необхідно отримати або зробити для того щоб угода вважалася успішною.
• Які причини відмови – їх необхідно фіксувати і вести аналітику, причини відмови – серйозний резерв для зростання продажів.
• Що відбувається з архівом угод – чи ведеться комунікація з архівом, яка частота і т.д.

Якщо у вас виникли запитання з проведенням аудиту напрямку з продажу франшиз у вашій компанії – ми залюбки відповімо на ваші запитання або допоможемо з його проведенням.

Franchise Capital – міжнародне консалтингове агентство з повним спектром послуг в сфері франчайзингу, яке пропонує рішення «під ключ» від створення, маркетингу, продажу франшизи до навчання, бухгалтерських послуг, експорту франшизи на зовнішні ринки і аутсорсингу відділу франчайзингу. Ми завжди готові прийти вам на допомогу!