Как провести аудит отдела продаж франшиз самостоятельно

Обычная ситуация, когда руководитель отдела франчайзинга или подразделения ответственного за продажу франшиз ежедневно находится в «операционке». Он анализирует отчеты, доносит планы, ходит на совещания, отвечает на вопросы сотрудников, гасит пожары и т.д. Одним словом рутина. К сожалению, очень мало времени и, что очень важно сил, остается на исследование и последующее улучшение работы направления продаж франшиз. Но чтобы кратно расти, бизнесу важно периодически анализировать свою деятельность направленную на привлечение новых партнеров, не говоря уже о других подразделениях компании.

В этом поможет аудит отдела продаж франшиз. В первом приближении, каждый первый «коуч» предлагает вам общий аудит отдела продаж (речь даже не о франчайзинге). Но что, если мы вам скажем, что вы и сами сможете провести такой аудит.

Аудит отдела продаж позволит:

• Пересмотреть портрет потенциального франчайзи (в нашем блоге много статей на эту тему).
• Сформировать/пересмотреть воронку продаж – четкую последовательность этапов, по которым будет двигаться сделка от получения заяви до успешного ее завершения.
• Разработать алгоритм перехода лида/сделки между этапами воронки – именно здесь кроется резерв повышения продуктивности вашего отдела продаж, какие обязательные поля должна содержать карточка клиента, какие данные должны быть зафиксированы на конкретном этапе, принципы передвижения лида. Где будет работать робот, а где будет работать человек.
• Понять, как сделки распределяются и передаются между менеджерами – здесь мы не только фиксируем каналы получения лидов, но и проверяем целесообразность того или иного принципа распределения лидов, или проектируем новый, например, при внедрении телефонии менеджеры больше не будут монопольно владеть тем или иным телефоном, номер которого размещен на лендинге франшизы, а получат лидов строго по очереди или в порядке, заданном руководителем.
• Найти узкие места бизнес-процессов, наладить и автоматизировать коммуникацию внутри компании – обычно для поиска узких мест хватает опросных бесед, но иногда в случае запроса на резкое масштабирование на выручку приходят инструменты математического моделирования. Для описания коммуникаций часто требуется использовать схемы командных и коммуникационных линий.

С функциональной точки зрения перед аудитом ставятся следующие задачи:

• Выявление успешных действий и типичных ошибок, «нечестных» преимуществ, за счет которых отдел франчайзинга выполняет показатели продаж франшиз.
• Адаптация CRM или внедрение таковой, на основе собранной информации. Инструменты, в первую очередь, должны быть окупаемы и удобно ложиться на имеющиеся материально-технические и человеческие ресурсы.
• Поиск и предложение дополнительных технологических решений для улучшения процесса продаж франшиз.
• Оптимизация бизнес-процессов. Подготовка к проведению мозгового штурма среди сотрудников, участвующих в процессе продаж франшиз, для выявления лучших путей для решения повторяющихся вопросов.

В ходе аудита продаж франшизы есть три основных блока, которые вы должны закрыть – это ответы на вопросы, разработка структуры, а также создание карты проекта.

Что искать при аудите:

• Откуда приходят клиенты – все актуальные и перспективные каналы привлечения.
• Как менеджеры связываются с лидами – через какой промежуток времени менеджер должен связаться с лидом, каким образом, какая цель первого контакта, как это отслеживается сейчас.
• Как распределяются и обрабатываются заявки – распределение происходит стихийным способом, существует очередь, менеджеры закреплены за каналом, существует распределение на основании лимитов и конверсий, по каким правилам менеджера лишают заявки.
• Кто контролирует работу менеджеров – важен учет всех аспектов работы от руководителя отдела франчайзинга до генерального директора или самого собственника.
• Какие этапы проходит сделка – кроме фиксации ситуации «как есть», учитываются типовые сценарии работы с различными сегментами потенциальных франчайзи.
• Какая информация и в какой момент нужна менеджеру, чтобы закрыть продажу? Какие внутренние документы или регламенты необходимо использовать, какие из них необходимо зашить в CRM систему? Какие документы требуются от потенциального франчайзи? Модули документооборота позволяют не только найти данные лида по ИНН, но и подготовить формы необходимые для ускорения сделки (анкеты, договора и т.д.).
• Как происходит коммуникация между сотрудниками – какие каналы используются и как может искажаться или теряться информация
• Какую информацию и когда нужно отправить лиду – фиксируем обязательный документооборот и элементы, подогревающие сделку – презентация, концепция, финансовая модель и т.д.
• Какие сервисы используются сотрудниками для работы – от мессенджеров до специализированных программ.
• Какую информацию должен получать руководитель – отчеты, которые уже используются в работе руководителя отдела франчайзинга или директора по франчайзингу.
• Какие условия успешной сделки – что необходимо получить или совершить для того чтобы сделка считалась успешной.
• Какие причины отказа – их необходимо фиксировать и вести аналитику, причины отказа – серьезный резерв для роста продаж.
• Что происходит с архивом сделок – ведется ли коммуникация с архивом, какая частота и т.д.

Если у вас возникли вопросы с проведением аудита направления продажи франшиз в вашей компании – мы с удовольствием ответим на ваши вопросы или поможем с его проведением.

Franchise Capital – международное консалтинговое агентство с полным спектром услуг в сфере франчайзинга, которое предлагает решения «под ключ» от создания, маркетинга, продажи франшизы до обучения, бухгалтерских услуг, экспорта франшизы на внешние рынки и аутсорсинга отдела франчайзинга. Мы всегда готовы прийти вам на помощь!